農家の友人を手伝いに行ったときの話です。
朝8時集合で、私のほかにも数名のお手伝いさんが来ていました。
農家の家族は、今日やることがなんとなく分かっている様子でした。
道具の場所も分かっている。
畑の状態も分かっている。
誰が何をするかも、家族の中ではだいたい見えている。
でも、外から手伝いに来たこちら側には、何も分かりません。
何をすればいいのか。
どこにいればいいのか。
手を出していいのか。
待っていた方がいいのか。
分からないまま、時間だけが過ぎていきました。
結局、実際に作業が始まったのは9時ごろでした。
それなら、最初から9時集合でよかったなと思いました。
待っているだけの1時間も、相手の時間
時給が発生している人なら、その時間も給料になります。
でも、給料が出るかどうかに関係なく、何もできずに待っている時間は気持ちのいいものではありません。
手伝いに来ている側は、役に立つつもりで来ています。
それなのに、次のような時間が続きます。
「何かした方がいいのかな」
「でも勝手に動いたら邪魔かな」
「聞いた方がいいのかな」
「今忙しそうだから、声をかけにくいな」
これが意外としんどいです。
たとえば5人が1時間待っていたら、合計で5時間分です。
1人で見ると少し待たせただけに見えても、人数が増えるとけっこう大きい時間になります。
会社でも同じことがある
これは農作業だけの話ではないと思います。
会社でも似たようなことがあります。
- 新しく入った人
- 応援で来た人
- 別部署から手伝いに来た人
- 外注先や協力会社の人
- 短期のアルバイトやパートの人
ベテラン側は、今日の流れをなんとなく分かっています。
でも、慣れていない人は分かりません。
道具の場所も分からない。
最初に何をすればいいかも分からない。
終わったあと誰に言えばいいかも分からない。
勝手に進めていい範囲も分からない。
これは、工具を渡されていないのに「作業しておいて」と言われているようなものです。
本人にやる気があっても、動けません。
見ていれば分かる、は慣れている側の理屈
慣れている人ほど、最初の分からなさを忘れてしまいます。
「見ていれば分かる」
「そのうち慣れる」
「分からなければ聞けばいい」
こう言いたくなる気持ちも分かります。
でも、初めての人からすると、聞くこと自体にも気を使います。
忙しそうな人に声をかけにくい。
何度も聞くと悪い気がする。
勝手に動いて失敗したら困る。
邪魔になっていないか気になる。
何をすればいいか分からずに立っている時間は、かなり気まずいです。
仕事そのものより、そっちの方が疲れることもあります。
最初の5分でかなり変わる
大きなマニュアルを作る必要はないと思います。
最初の5分だけでいいので、受け入れ側が説明する時間を取る。
たとえば、これだけでも違います。
- 今日やること
- 最初にやってほしいこと
- 道具の場所
- 待っていてほしい場所
- 分からないときに聞く人
- 終わったら次に何をするか
- 触っていいもの、触らない方がいいもの
これが分かるだけで、来た人は動きやすくなります。
たとえば、次のくらいで十分なことも多いです。
「8時に来たら、まずこの箱を軽トラの横に運んでください」
「終わったら〇〇さんに声をかけてください」
「分からなければ私ではなく、△△さんに聞いてください」
完璧な説明はいりません。
最初の一手が分かるだけで、待っている時間はかなり減ります。
人を呼ぶなら、最初の一手まで決めておく
人手が足りないから人を呼ぶ。
これはよくあることです。
でも、人を呼んだあとに、その人が動ける状態になっていなければ、結局もったいないです。
呼ばれた側の時間も減ります。
受け入れる側も、あとから説明や確認に追われます。
現場もなんとなくバタつきます。
つまり、やることが分からない時間は、本人だけでなく会社側にとってもコストです。
特に中小企業や小さな現場ほど、一人ひとりの時間は大きいです。
5人を1時間待たせたら5時間。
時給1,200円で考えれば、単純計算で6,000円分の時間です。
お金を払っているかどうかに関係なく、それだけの時間が消えています。
経営側が見ておきたいこと
こういう話は、細かい段取りの問題に見えるかもしれません。
でも、私は経営側が見ておいた方がいい部分だと思っています。
- 新しい人が来たとき
- 応援を呼んだとき
- 外注先に作業してもらうとき
- 家族以外の人に手伝ってもらうとき
その人が最初に迷わず動けるかどうか。
ここは、意外と大事です。
人が足りないと言う前に、来てくれた人が動ける状態になっているか。
これを見直すだけでも、ムダな待ち時間や気まずさはかなり減らせます。
人を呼ぶなら、最初の一手まで決めておく。
小さなことですが、受け入れる側の準備としてかなり大事だと思います。