議事録の書き方は、会社や上司の考え方で変わる。
昔勤めていた会社で、一度、会議の決定事項だけを中心に議事録を書いたことがあった。
すると、「これでは足りない」と言われ、次の会議では、少し意地になって、会議中に話した内容をほぼ全部打ち込みました。
タイピングには自信があったので、かなり細かく書きました。
結果、議事録は10枚くらいになり、当然、今度は怒られました。
少なすぎてもダメ。
多すぎてもダメ。
そのとき、議事録って意外と難しいなぁと思いました。
会議を全部書いても、使える議事録にはならない
会議中に話したことを全部書けば、正確な議事録になるわけでもない。
全部書くと、あとで読む人が大変になります。
- どこが大事なのか
- 何が決まったのか
- 何が保留なのか
- 次に何をするのか
そこが埋もれてしまいます。
議事録は、文字数が多いほど良いわけではありません。
10枚の議事録でも、決定事項が見つけにくければ使いにくいです。
でも、決定事項だけでも足りないことがある
逆に、決定事項だけを書けばいいわけでもありません。
なぜそう決まったのか。
何が論点だったのか。
反対意見や保留理由は何だったのか。
ここが残っていないと、あとから見たときに分からなくなります。
たとえば、「A案で進める」とだけ書いてあっても、なぜB案ではなくA案なのかが分からない。
数か月後に見返したとき、また同じ話を繰り返すことがあります。
だから、議事録は短ければ良いわけでもない。
ここが難しいところです。
報告書をまとめただけでは、議事録になりにくい
当時、ほかの人が書いた議事録にも、正直あまり納得していませんでした。
会議前に各自が報告書を出す。
会議では、その内容を順番に発表する。
それを議事録としてまとめる。
この流れが多かったからです。
でもそれだと、会議で話した内容というより、報告書の再編集に近い。
もちろん、報告内容を残すことも必要です。
ただ、議事録として本当に残したいのは、報告そのものではなく、その報告に対して会議で何が決まったのかです。
議事録に残すべきなのは、会議で動いたこと
個人的に、議事録で大事なのはこのあたりだと思います。
1つ目は、議題。
何について話したのか。
2つ目は、決定事項。
何が決まったのか。
3つ目は、保留事項。
何が決まらなかったのか。
4つ目は、次回までの宿題。
誰が、いつまでに、何をするのか。
5つ目は、判断の理由。
なぜその結論になったのか。
この5つが残っていれば、あとから見返しても使いやすいです。
逆に、発言を全部書いてあっても、この5つが抜けていると使いにくい。
議事録は、会議の文字起こしではなく、会議の結果を残すものだと思います。
会議の目的が曖昧だと、議事録も曖昧になる
議事録が書きにくい会議は、そもそも会議の目的が曖昧なことがあります。
- 報告なのか
- 相談なのか
- 決定なのか
- 確認なのか
ここが曖昧なまま始まると、議事録もぼやけます。
何を書けばいいのか分からない。
どこが結論なのか分からない。
誰が何をするのか分からない。
そうなると、議事録を書く人の能力だけの問題ではなくなります。
会議の設計自体を見直したほうがいい場合もあります。
まとめ
議事録は、会議の内容を全部書くものではありません。
かといって、決定事項だけを雑に書けばいいわけでもありません。
大事なのは、次のことを残すことだと思います。
- 何を話したのか
- 何が決まったのか
- 何が決まらなかったのか
- 次に誰が何をするのか
- なぜその結論になったのか
会議をしたのに、あとから見たら何も動いていない。
これが一番もったいない。
議事録は、会議を記録するためだけではなく、次の行動につなげるためにある。
私はそう考えています。